Veelgemaakte fouten bij het bijhouden van rittenregistratie

Voor ondernemers en organisaties die zakelijk rijden, is je rittenregistratie bijhouden een terugkerende administratieve taak. Toch gaat het hier in de praktijk vaak mis. Kleine slordigheden, vergeten ritten of onduidelijke afspraken kunnen grote gevolgen hebben, zeker bij een controle door de Belastingdienst. In veel gevallen ontstaat het probleem niet door onwil, maar door onduidelijkheid over wat er precies verwacht wordt.
In dit artikel zetten we de meest voorkomende fouten op een rij bij het bijhouden van rittenregistratie — en leggen we uit hoe je deze kunt voorkomen.

1. Ritten niet direct vastleggen

Een veelgemaakte fout is het achteraf invullen van ritten. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat details ontbreken of niet meer kloppen. Adressen worden vergeten, kilometerstanden afgerond en het doel van de rit raakt onduidelijk.
De Belastingdienst verwacht dat ritten actueel en consequent worden bijgehouden. Achteraf de administratie doen wordt bij controles vaak gezien als onbetrouwbaar.

2. Onjuiste of ontbrekende kilometerstanden

Een sluitende rittenregistratie begint en eindigt bij correcte kilometerstanden. Toch worden hier regelmatig fouten gemaakt, zoals:
•    Afronden van kilometers
•    Begin- en eindstanden die niet logisch op elkaar aansluiten
•    Vergeten tussenstanden bij meerdere ritten op één dag
Zodra kilometerstanden niet logisch oplopen, ontstaat twijfel over de betrouwbaarheid van de volledige registratie.

3. Geen duidelijk onderscheid tussen zakelijk en privé

Wanneer je rittenregistratie bijhoudt, moet per rit duidelijk zijn of deze zakelijk of privé was. In de praktijk wordt dit onderscheid vaak vergeten of te globaal ingevuld.
Vooral bij gemengd gebruik (auto van de zaak) is dit een aandachtspunt. Onvoldoende onderscheid kan leiden tot discussie over bijtelling of het afkeuren van de gehele administratie.

4. Ritdoel ontbreekt of is te vaag

Een veelvoorkomende fout is het invullen van algemene termen zoals “werk” of “afspraak” als ritdoel. De Belastingdienst verwacht dat duidelijk is waarom een rit zakelijk was, bijvoorbeeld:
•    Bezoek aan klant X
•    Werkzaamheden op projectlocatie Y
•    Levering of onderhoud

Te vage omschrijvingen maken het lastig om ritten te controleren en te verifiëren.

5. Routes kloppen niet met de werkelijkheid

Wanneer de geregistreerde route niet logisch aansluit op de afstand of het ritdoel, kan dat vragen oproepen. Zeker bij grote afwijkingen ten opzichte van de gebruikelijke route kan de Belastingdienst om uitleg vragen.
Als een afwijkende route is gereden, moet dit verklaarbaar zijn, bijvoorbeeld door files, omleidingen of meerdere stops.

6. Gedeelde voertuigen zonder duidelijke bestuurder

Bij poolauto’s of servicewagens wordt vaak vergeten vast te leggen wie de auto op welk moment gebruikte. Zonder duidelijke toewijzing per rit kan de rittenregistratie als niet-sluitend worden beschouwd.
Dit is een veelvoorkomend probleem bij groeiende organisaties met meerdere medewerkers en voertuigen.

7. Ritten vergeten door drukte of routine

Juist bij veel korte ritten op één dag (bijvoorbeeld bij service- of buitendienstmedewerkers) worden ritten vergeten. Dit leidt tot gaten in de administratie, wat de betrouwbaarheid van het geheel ondermijnt.
Hoe drukker de werkdag, hoe groter de kans dat handmatige registratie tekortschiet.

8. Te laat controleren of corrigeren

Veel ondernemers controleren hun rittenregistratie pas wanneer er een controle aankomt. Dan blijkt vaak dat gegevens ontbreken of niet meer te reconstrueren zijn. Regelmatige controle en tijdige correctie zijn essentieel om problemen te voorkomen.

Hoe voorkom je deze fouten?

De meeste fouten ontstaan door handmatige invoer en onduidelijke afspraken. Je kunt ze voorkomen door:
•    Ritten direct vast te leggen
•    Duidelijke interne richtlijnen af te spreken binnen je bedrijf
•    Regelmatig controles uit te voeren
•    Zo min mogelijk handmatige bij te houden
•    Te werken met vaste systemen
Voor veel organisaties betekent dit een overstap naar (gedeeltelijk) geautomatiseerde rittenregistratie.

Meer verdieping: je rittenregistratie correct bijhouden

Wil je precies weten hoe je je rittenregistratie bijhouden écht goed aanpakt, inclusief verplichte onderdelen, praktische tips en aandachtspunten? Dan is het artikel van De Zaak een waardevolle aanvulling. Hierin wordt stap voor stap uitgelegd waar een correcte rittenregistratie aan moet voldoen.

Lees het hier